Privacy Policy / Datenschutzerklärung
Last updated / Stand: October 2026
Controller: momo.ai UG (haftungsbeschränkt), Leverkusen, Germany | Contact: hello@momo.ai
1. Who We Are
momo.ai is an AI-powered email scheduling assistant operated by momo.ai UG (haftungsbeschränkt), incorporated in Germany. Core processing and storage run on EU-based servers (Hetzner, Germany). Calendar sign-in with Google or Microsoft involves those providers in the US under Standard Contractual Clauses (see Section 3).
2. What Data We Process
2.1 Registered Users
| Data Category | Purpose | Legal Basis |
|---|---|---|
| Email address | Account identification, notifications | Art. 6(1)(b) GDPR |
| Password (scrypt hash) | Authentication | Art. 6(1)(b) GDPR |
| Calendar access tokens (OAuth) | Availability checking, calendar event creation | Art. 6(1)(b) GDPR |
| Scheduling request metadata | Meeting coordination | Art. 6(1)(b) GDPR |
| Session token | Session management | Art. 6(1)(b) GDPR |
| Password reset tokens | Stored hashed, valid for at most one hour, deleted on use; the pending send job holds the token encrypted | Art. 6(1)(b) GDPR |
| Timezone, preferences | Accurate time slot calculation | Art. 6(1)(b) GDPR |
Email content: Incoming email text is processed to understand the request (intent, time, participants, modality). It is stored together with the scheduling request it belongs to and kept as long as that request (see the retention periods below); it is not used for any other purpose — apart from the redacted copies described below under improving recognition.
Additional technical means for intent classification: Depending on configuration, short fragments of inbound email may be processed solely to infer scheduling intent when rule-based processing alone does not yield a reliable result. Any such processing is purpose-limited to operating the service. We do not maintain the full text of customer emails as a permanent training corpus for general-purpose AI models. Processor names, locations, and safeguards for optional stages are available on request and are reflected in this policy as configurations go live.
What the calendar entry contains: The event momo creates carries the meeting subject, the participant list, and an excerpt of the email that triggered it (up to 1500 characters) in its description. This applies to every connected calendar — Google, Microsoft 365 and a CalDAV server you connect yourself alike.
CalDAV calendars you connect yourself: If you connect a calendar over CalDAV, you supply the server address, a username and an app-specific password; the password is stored encrypted, like OAuth tokens. momo sends availability queries to that server and writes the meetings it books there, including those meetings' participants. That server is chosen and operated by you or your provider, not by us, and depending on your IT setup it may be located outside the EEA. We can neither assess nor control it. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (contract performance).
Improving intent recognition: When momo does not reliably recognise a scheduling intent, we keep a redacted copy of that message for up to 14 days in order to improve our own intent recognition. Before storage we remove email addresses, phone numbers, URLs, the name in the greeting and the entire signature block, and truncate the remainder to 200 characters. Sentence structure and time expressions are retained, because those are what the improvement is about. This is not used for general-purpose AI models. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in improving the service). You may object at any time (see Section 6).
Improving date and time recognition: The same applies, with the same redaction and the same 14 days, when momo recognises a scheduling request but not the time expression in it (for example “after Easter”), so that we can improve how momo understands dates and times. With that copy we store the scheduling request it belongs to, the version of our date parser, and which kinds of time wording the message contained (for example a month name or a holiday). Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in improving the service). You may object at any time (see Section 6).
2.2 Non-Registered Guests
When a momo.ai user invites you to a meeting, we process the following data based on our legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR) — coordinating the meeting in the interest of all participants:
| Data Category | Purpose |
|---|---|
| Email address | Sending the calendar invitation |
| Name (from the invitation email) | Personalizing the invitation |
| Selected time slot | Meeting confirmation |
| Acknowledgement timestamp | Proof of notice |
You have the right to object to this processing at any time (Art. 21 GDPR, see Section 6). Your confirmation email contains a personalized link to submit a privacy request.
2.3 Payment Data (Paid Plans)
Payments are processed by Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Ireland). We do not store credit card data. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.
2.4 Website analytics (Umami)
When you visit our sites (in particular momo.ai; www.momo.ai redirects there), we process usage data through a self-hosted web analytics deployment (Umami). The script is served from stats.momo.ai; collection and storage run on infrastructure under our operational control in the EU (hosted via Hetzner, Germany). We do not use external marketing or remarketing platforms (for example Google Analytics).
For visitors who are not signed in, this is reach and site-usage measurement (page, referrer, country, device class). After you sign in, later visits to signed-in app pages are stored with a pseudonymous analytics identifier derived from your account (not your email). Pageviews before sign-in stay anonymous; Umami does not join them onto the signed-in visit. Campaign parameters still in the address bar of an identified page may be stored with that identifier; the original landing page is not reconstructed from that. Query strings sent to Umami are reduced to campaign parameters (utm_*, gclid, fbclid, msclkid); one-time link tokens are not stored. That lets us analyse internally how registered users use the site. It is not used for advertising or ad profiling. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in understanding acquisition and product use). Account deletion queues erasure of that identifier from Umami.
Umami itself is cookieless. This website does not store first-visit origin details in the browser for analytics.
2.5 Availability checks and provisional invitations
On request — by sending an email with the subject „Availability check“ — momo reads free/busy information from the calendars you have connected, for the period you name, and replies to you alone with the times that are free. Free/busy tells us that a period is blocked, not what the appointment is: we do not read titles, participants, locations or notes of your existing entries. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.
Addresses you list under „With:“ are part of the request and are stored with it and matched against momo accounts — that happens when you send the check, whether or not you go on to book anything.
What follows depends on who the address belongs to. If it is a momo user with connected calendars, their free/busy is read as well and combined with yours, so the times offered work for everyone listed — free/busy only, the same as above, never the content of their entries. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR, the service they connected their calendars for. If it is anyone else, no calendar is accessed and no availability is checked for them; the result email names those addresses explicitly. Their address is then processed only to send the invitation once you book — as described in 2.2, legal basis Art. 6(1)(f) GDPR.
The request and its result are deleted after 24 hours, and the times themselves are removed from our records as soon as the result email has been sent. Separately we store a minimal, account-scoped usage event of the availability feature (that this account used it, and when) for 12 months and evaluate these events in aggregate to measure product activation. It contains no request content, recipients, requested times or result. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in measuring product activation). Where the feature is enabled for your account, a booking may first create a provisional (tentative) calendar entry that becomes binding only once the invited person accepts; an unanswered provisional entry is cancelled automatically within 72 hours at the latest and the corresponding request is credited back to you.
Instead of an email, you can also start a check with the „Try it now“ button in your account. It is processed like an emailed check, as described above, for your next working day (or today, if your plan does not cover that day), and the result goes only to your registered email address. In addition, our existing audit log records that the check was started with the button, so that we can evaluate the use of this feature in aggregate. Audit logs are kept for 12 months (see section 4). Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in evaluating how our features are used).
2.6 AI chat connector
You can start scheduling from an AI chat client that you connect to momo. momo receives the parameters of that tool call, for example a time window, a duration and the participants you name, and not the conversation in the client. The AI client processes that conversation itself. Legal basis for the scheduling: Art. 6(1)(b) GDPR.
Connecting the client uses an authorization server that stores the grant (which client, which permissions, when it expires) and hashes of the tokens. momo does not receive that server's internal records. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.
momo, the connector service and the authorization service each write their own audit record: the event, the time, the service, an account id, the OAuth client id, the result and a request id. That record does not contain mail text, calendar details or a recipient list. Purpose: security and a record of which connector action ran. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in securing the service and tracing an action). These records are deleted after 12 months.
3. Third Parties & Data Transfers
| Provider | Purpose | Location | Safeguard |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting & data storage | Germany (EU) | ✅ EU hosting |
| Google LLC | Google Calendar OAuth | USA | Standard Contractual Clauses (SCCs) |
| Microsoft Corporation | Microsoft 365 Calendar OAuth | USA | Standard Contractual Clauses (SCCs) |
| Stripe Payments Europe | Payment processing | Ireland (EU) | ✅ EU-based |
Apart from a CalDAV server you connect yourself (see Section 2.1), we do not share data with any other third parties.
3.1 Google API Services User Data Policy
momo.ai's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. We access Google Calendar free/busy availability and create or update calendar events solely to schedule meetings you have requested. We do not use this data for advertising, do not sell it, and do not allow humans to read it except where required for security, to comply with applicable law, or with your explicit consent.
3.2 Automated Processing & AI Models
momo.ai does not use any external or third-party AI/ML provider to process Google user data. Detection of a meeting request is performed by a rule-based classification component that is self-hosted and runs entirely on our own infrastructure in the EU (Hetzner, Germany); it processes only the text of the user's scheduling email. Google user data obtained through the Google OAuth scopes — Google Calendar free/busy availability and calendar events — is processed exclusively by deterministic scheduling logic on that same self-hosted infrastructure. This Google user data is never transmitted to any external AI model or provider, is never used to develop, train, fine-tune, or improve any AI/ML model, and is not shared with any third party for such purposes.
4. Retention Periods
| Data Category | Retention Period |
|---|---|
| Account data | Until account deletion |
| Sessions | 30 days |
| Pending email verifications | 24 hours |
| Completed scheduling requests | 12 months after completion |
| Guest data (after acknowledgement) | Up to 90 days after meeting confirmation |
| Payment/invoice data | 10 years (statutory retention obligation) |
| Website analytics (self-hosted Umami; anonymous visits and, after sign-in, a pseudonymous account link) | Up to 24 months in Umami; association dispatch logs 90 days |
| Availability checks (request and result) | 24 hours; times removed once the result email is sent |
| Availability usage events (no request content or recipients) | 12 months |
| Provisional (tentative) invitations | Up to 72 hours, then cancelled automatically |
| Redacted copy of unrecognised scheduling requests (intent recognition) | 14 days |
| Redacted copy of scheduling requests whose time expression was not understood (date recognition) | 14 days |
| Audit logs | 12 months |
Audit logs record the action, the time, the result and a request id, so we can investigate misuse and see that a feature was used. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in securing the service and understanding feature use). They are deleted after 12 months. In the admin view of the availability feature, an account email is shown only when the entry's account id still belongs to an existing account; after account deletion that id is empty and the email is not shown. You can object by emailing hello@momo.ai with the subject "Privacy Request".
5. Technical & Organizational Measures
- All data encrypted at rest (AES-256) and in transit (TLS 1.3)
- Passwords stored exclusively as scrypt hashes
- OAuth tokens stored encrypted in the database
- Production data access restricted to system administrators with documented purpose
- Audit log for all privacy-relevant access
6. Your Rights (GDPR Art. 15–22)
- Access (Art. 15): Know what data we hold about you
- Rectification (Art. 16): Correct inaccurate data
- Erasure (Art. 17): Full deletion of your data
- Restriction (Art. 18): Restrict processing of your data
- Data portability (Art. 20): Receive your data in machine-readable format
- Objection (Art. 21): Object to processing based on legitimate interest — including for guests
To exercise your rights: email hello@momo.ai with subject "Privacy Request". We will respond within 30 days.
Right to lodge a complaint: You may lodge a complaint with the State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information of North Rhine-Westphalia (ldi.nrw.de).
7. Cookies & Tracking
We do not use cross-site advertising cookies or third-party marketing/analytics platforms (such as Google Analytics). For website analytics, the cookieless Umami tracker and the optional link to a signed-in account via a pseudonymous identifier, see Section 2.4. For the logged-in application we use technically necessary session storage (Art. 6(1)(f) GDPR).
8. No Automated Decision-Making
momo.ai does not make automated decisions with legal or similarly significant effects (Art. 22 GDPR).
9. Changes to This Policy
We will notify registered users by email of material changes. The current version is always available at momo.ai/privacy.
Verantwortlicher: momo.ai UG (haftungsbeschränkt), Leverkusen, Deutschland | Kontakt: hello@momo.ai
1. Wer wir sind
momo.ai ist ein KI-gestützter E-Mail-Scheduling-Assistent, betrieben von der momo.ai UG (haftungsbeschränkt) mit Sitz in Deutschland. Die Kernverarbeitung und -speicherung laufen auf EU-basierten Servern (Hetzner, Deutschland). Die Kalender-Anmeldung über Google oder Microsoft bezieht diese Anbieter in den USA ein, abgesichert über Standardvertragsklauseln (siehe Abschnitt 3).
2. Welche Daten wir verarbeiten
2.1 Registrierte Nutzer
| Datenkategorie | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| E-Mail-Adresse | Konto-Identifikation, Benachrichtigungen | Art. 6 Abs. 1b DSGVO |
| Passwort (scrypt-Hash) | Authentifizierung | Art. 6 Abs. 1b DSGVO |
| Kalender-Zugriffstoken (OAuth) | Verfügbarkeitsprüfung, Terminanlage | Art. 6 Abs. 1b DSGVO |
| Scheduling-Anfragen (Metadaten) | Terminkoordination | Art. 6 Abs. 1b DSGVO |
| Session-Token | Sitzungsverwaltung | Art. 6 Abs. 1b DSGVO |
| Passwort-Reset-Token | Gehasht gespeichert, höchstens eine Stunde gültig, bei Verwendung gelöscht; der ausstehende Versandauftrag hält das Token verschlüsselt | Art. 6 Abs. 1b DSGVO |
| Zeitzone, Präferenzen | Korrekte Zeitslot-Berechnung | Art. 6 Abs. 1b DSGVO |
E-Mail-Inhalte: Der Text eingehender E-Mails wird verarbeitet, um die Anfrage zu verstehen (Absicht, Zeitpunkt, Teilnehmer, Modalität). Er wird zusammen mit der zugehörigen Terminanfrage gespeichert und so lange aufbewahrt wie diese (siehe Speicherfristen unten); für andere Zwecke wird er nicht verwendet — abgesehen von den unten unter Verbesserung der Erkennung beschriebenen redigierten Kopien.
Technische Erweiterungen der Intent-Klassifikation: Konfigurationsabhängig können Textfragmente eingehender E-Mails ausschließlich zur operativen Intent-Klassifikation zusätzlich verarbeitet werden, wenn regelbasierte Verfahren allein kein belastbares Ergebnis liefern. Eine solche Verarbeitung ist zweckgebunden auf den Betrieb des Dienstes beschränkt. Wir führen kein dauerhaftes Volltextarchiv von Kunden-E-Mails als Trainingskorpora für allgemein verfügbare KI-Modelle. Anbieter, Speicherorte und Garantien für optionale Stufen teilen wir procurement-gerecht mit und ergänzen diese Erklärung bei produktiver Nutzung entsprechend.
Was im Kalendereintrag steht: Der Termin, den momo anlegt, trägt den Betreff, die Teilnehmerliste und einen Auszug der auslösenden E-Mail (bis zu 1500 Zeichen) in seiner Beschreibung. Das gilt für jeden verbundenen Kalender — Google, Microsoft 365 und einen selbst verbundenen CalDAV-Server gleichermaßen.
Selbst verbundene CalDAV-Kalender: Wenn du einen Kalender per CalDAV verbindest, gibst du die Server-Adresse, einen Benutzernamen und ein App-spezifisches Passwort an; das Passwort wird verschlüsselt gespeichert, wie OAuth-Tokens. momo sendet Verfügbarkeitsabfragen an diesen Server und legt dort die gebuchten Termine an, einschließlich ihrer Teilnehmer. Diesen Server wählst und betreibst du beziehungsweise dein Anbieter, nicht wir, und je nach deiner IT kann er außerhalb des EWR stehen. Wir können ihn weder bewerten noch kontrollieren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1b DSGVO (Vertragserfüllung).
Verbesserung der Absichtserkennung: Erkennt momo eine Terminabsicht nicht zuverlässig, speichern wir eine redigierte Kopie dieser Nachricht für bis zu 14 Tage, um die eigene Absichtserkennung zu verbessern. Vor dem Speichern entfernen wir E-Mail-Adressen, Telefonnummern, URLs, den Namen in der Anrede sowie den gesamten Signaturblock; der Rest wird auf 200 Zeichen gekürzt. Erhalten bleiben Satzbau und Zeitangaben, weil genau diese verbessert werden sollen. Eine Verwendung für allgemein verfügbare KI-Modelle findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Dienstes). Dem kann jederzeit widersprochen werden (siehe Abschnitt 6).
Verbesserung der Datums- und Zeiterkennung: Dasselbe gilt, mit derselben Redigierung und denselben 14 Tagen, wenn momo eine Terminanfrage erkennt, aber die Zeitangabe darin nicht versteht (zum Beispiel „nach Ostern“), damit wir verbessern können, wie momo Datums- und Zeitangaben versteht. Zu dieser Kopie speichern wir die zugehörige Terminanfrage, die Version unserer Datumserkennung und welche Arten von Zeitangaben die Nachricht enthielt (zum Beispiel einen Monatsnamen oder einen Feiertag). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Dienstes). Dem kann jederzeit widersprochen werden (siehe Abschnitt 6).
2.2 Nicht-registrierte Gäste
Wenn ein momo.ai-Nutzer Sie zu einem Termin einlädt, verarbeiten wir auf Basis unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1f DSGVO) — die Koordination des Termins im Interesse aller Beteiligten:
| Datenkategorie | Zweck |
|---|---|
| E-Mail-Adresse | Zusendung der Kalendereinladung |
| Name (aus der Einladungs-E-Mail) | Personalisierung der Einladung |
| Gewählter Zeitslot | Terminbestätigung |
| Bestätigungs-Zeitstempel | Nachweis der Kenntnisnahme |
Sie haben das Recht, dieser Verarbeitung jederzeit zu widersprechen (Art. 21 DSGVO, siehe Abschnitt 6). Die Bestätigungs-E-Mail enthält einen personalisierten Link zur Datenschutzanfrage.
2.3 Zahlungsdaten (Paid Plans)
Zahlungen werden über Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland) abgewickelt. Wir speichern keine Kreditkartendaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1b DSGVO.
2.4 Website-Analytics (Umami)
Beim Aufruf unserer Seiten (insbesondere momo.ai; www.momo.ai leitet dorthin weiter) verarbeiten wir Nutzungsdaten über ein selbst gehostetes Webanalyse-System (Umami). Das Skript wird von stats.momo.ai ausgeliefert; Auswertung und Speicherung erfolgen auf Infrastruktur unter unserem betrieblichen Einfluss in der EU (Hosting über Hetzner, Deutschland). Es kommen keine externen Marketing- oder Remarketing-Plattformen (z. B. Google Analytics) zum Einsatz.
Ohne Anmeldung dient das der Reichweiten- und Nutzungsmessung (Seite, Referrer, Land, Geräteklasse). Nach der Anmeldung werden spätere Besuche auf angemeldeten App-Seiten mit einer pseudonymen Analytics-Kennung gespeichert, die aus dem Konto abgeleitet wird (nicht aus der E-Mail). Seitenaufrufe vor der Anmeldung bleiben anonym; Umami verknüpft sie nicht mit dem angemeldeten Besuch. Kampagnenparameter, die auf der identifizierten Seite noch in der Adresszeile stehen, können mit dieser Kennung gespeichert werden; die ursprüngliche Landingpage wird daraus nicht rekonstruiert. Query-Strings an Umami werden auf Kampagnenparameter reduziert (utm_*, gclid, fbclid, msclkid); Einmal-Link-Tokens werden nicht gespeichert. Damit analysieren wir intern, wie registrierte Nutzer die Website nutzen. Eine Verwendung für Werbung oder werbliches Profiling findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Auswertung von Gewinnung und Produktnutzung). Bei Kontolöschung wird die Kennung in Umami zur Löschung vorgemerkt.
Umami selbst ist cookielos. Herkunftsangaben des ersten Besuchs werden für Analytics nicht im Browser gespeichert.
2.5 Verfügbarkeitsprüfungen und vorläufige Einladungen
Auf Anforderung – per E-Mail mit dem Betreff „Verfügbarkeit prüfen“ – liest momo aus den von dir verbundenen Kalendern die Frei/Gebucht-Information für den von dir genannten Zeitraum und antwortet ausschließlich dir mit den freien Zeiten. Frei/Gebucht sagt, dass ein Zeitraum belegt ist, nicht womit: Titel, Teilnehmer, Orte und Notizen deiner bestehenden Einträge werden nicht gelesen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1b DSGVO.
Adressen, die du unter „Mit:“ angibst, gehören zur Anfrage: sie werden mit ihr gespeichert und mit momo-Konten abgeglichen – und zwar bereits beim Absenden der Prüfung, unabhängig davon, ob du danach etwas buchst.
Was dann geschieht, hängt davon ab, wem die Adresse gehört. Gehört sie einem momo-Nutzer mit verbundenen Kalendern, wird dessen Frei/Gebucht-Information ebenfalls gelesen und mit deiner zusammengeführt, damit die angebotenen Zeiten für alle Genannten passen – wieder nur Frei/Gebucht, nie der Inhalt der Einträge. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1b DSGVO, also der Dienst, für den diese Person ihre Kalender verbunden hat. Gehört sie jemand anderem, wird kein Kalender abgerufen und keine Verfügbarkeit geprüft; die Ergebnismail nennt diese Adressen ausdrücklich. Die Adresse wird dann nur verarbeitet, um die Einladung zu verschicken, sobald du buchst – wie unter 2.2 beschrieben, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1f DSGVO.
Anfrage und Ergebnis werden nach 24 Stunden gelöscht; die Zeiten selbst werden aus unseren Datensätzen entfernt, sobald die Ergebnismail versandt ist. Unabhängig davon speichern wir ein minimales, kontobezogenes Nutzungsereignis der Verfügbarkeitsfunktion (dass dieses Konto sie genutzt hat, und wann) für 12 Monate und werten diese Ereignisse aggregiert zur Messung der Produktaktivierung aus. Es enthält keinen Anfrageinhalt, keine Empfänger, keine Wunschzeiten und kein Ergebnis. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Messung der Produktaktivierung). Sofern die Funktion für dein Konto aktiviert ist, kann eine Buchung zunächst einen vorläufigen Kalendereintrag erzeugen, der erst mit der Zusage der eingeladenen Person verbindlich wird; ein unbeantworteter vorläufiger Eintrag wird spätestens nach 72 Stunden automatisch storniert und die Anfrage dir wieder gutgeschrieben.
Statt per E-Mail kannst du eine Prüfung auch mit dem Button „Try it now“ in deinem Konto starten. Sie wird wie eine Prüfung per E-Mail verarbeitet, wie oben beschrieben, für deinen nächsten Arbeitstag (oder heute, wenn dein Plan diesen Tag nicht umfasst), und das Ergebnis geht nur an deine registrierte E-Mail-Adresse. Zusätzlich vermerkt unser bestehendes Audit-Log, dass die Prüfung über den Button gestartet wurde, damit wir die Nutzung dieser Funktion aggregiert auswerten können. Audit-Logs werden 12 Monate aufbewahrt (siehe Abschnitt 4). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1f DSGVO (berechtigtes Interesse, die Nutzung unserer Funktionen auszuwerten).
2.6 KI-Chat-Anbindung
Du kannst eine Terminplanung aus einem KI-Chat-Client starten, den du mit momo verbindest. momo erhält die Parameter dieses Werkzeugaufrufs, zum Beispiel ein Zeitfenster, eine Dauer und die von dir genannten Teilnehmer, und nicht das Gespräch im Client. Der KI-Client verarbeitet dieses Gespräch selbst. Rechtsgrundlage für die Terminplanung: Art. 6 Abs. 1b DSGVO.
Die Verbindung des Clients läuft über einen Autorisierungsserver, der die Freigabe speichert (welcher Client, welche Berechtigungen, wann sie endet) und die Hashes der Token. momo erhält die internen Aufzeichnungen dieses Servers nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1b DSGVO.
momo, der Connector-Dienst und der Autorisierungsdienst schreiben jeweils einen eigenen Audit-Eintrag: das Ereignis, die Zeit, den Dienst, eine Kontokennung, die OAuth-Client-Kennung, das Ergebnis und eine Anfragekennung. Dieser Eintrag enthält keinen E-Mail-Text, keine Kalenderdetails und keine Empfängerliste. Zweck: Sicherheit und Nachweis, welche Connector-Aktion gelaufen ist. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Dienstes und an der Nachvollziehbarkeit einer Aktion). Diese Einträge werden nach 12 Monaten gelöscht.
3. Drittanbieter & Datenübermittlungen
| Anbieter | Zweck | Sitz | Garantie |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting & Datenspeicherung | Deutschland (EU) | ✅ EU-Hosting |
| Google LLC | Google Calendar OAuth | USA | Standardvertragsklauseln (SCCs) |
| Microsoft Corporation | Microsoft 365 Calendar OAuth | USA | Standardvertragsklauseln (SCCs) |
| Stripe Payments Europe | Zahlungsabwicklung | Irland (EU) | ✅ EU-Ansässig |
Abgesehen von einem CalDAV-Server, den du selbst verbindest (siehe Abschnitt 2.1), übermitteln wir keine Daten an weitere Dritte.
3.1 Google API Services User Data Policy
Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die momo.ai über Google-APIs erhält, an andere Apps erfolgt im Einklang mit der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Wir greifen ausschließlich auf Frei/Gebucht-Verfügbarkeiten im Google Kalender zu und erstellen bzw. aktualisieren Kalendertermine, um von dir angefragte Meetings zu planen. Wir nutzen diese Daten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und lassen sie nicht von Menschen lesen — außer wenn dies aus Sicherheitsgründen, zur Einhaltung geltenden Rechts oder mit deiner ausdrücklichen Einwilligung erforderlich ist.
3.2 Automatisierte Verarbeitung & KI-Modelle
momo.ai nutzt für die Verarbeitung von Google-Nutzerdaten keinen externen oder Drittanbieter-KI-/ML-Dienst. Die Erkennung einer Terminanfrage erfolgt durch eine regelbasierte Klassifikationskomponente, die self-hosted vollständig auf unserer eigenen Infrastruktur in der EU läuft (Hetzner, Deutschland); sie verarbeitet ausschließlich den Text der Terminanfrage-E-Mail. Google-Nutzerdaten, die über die Google-OAuth-Bereiche bezogen werden — Frei/Gebucht-Verfügbarkeiten und Kalendertermine —, werden ausschließlich durch deterministische Terminplanungslogik auf derselben self-hosted Infrastruktur verarbeitet. Diese Google-Nutzerdaten werden niemals an ein externes KI-Modell oder einen Anbieter übermittelt, niemals zum Entwickeln, Trainieren, Feinabstimmen oder Verbessern eines KI-/ML-Modells verwendet und nicht zu solchen Zwecken an Dritte weitergegeben.
4. Speicherdauer
| Datenkategorie | Speicherdauer |
|---|---|
| Konto-Daten | Bis zur Konto-Löschung |
| Sessions | 30 Tage |
| Ausstehende E-Mail-Verifizierungen | 24 Stunden |
| Abgeschlossene Scheduling-Anfragen | 12 Monate nach Abschluss |
| Gäste-Daten (nach Kenntnisnahme) | Bis 90 Tage nach Terminbestätigung |
| Zahlungs-/Rechnungsdaten | 10 Jahre (handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht) |
| Website-Analytics (selbst gehostetes Umami; anonyme Besuche und nach Anmeldung eine pseudonyme Kontoverknüpfung) | Bis zu 24 Monate in Umami; Zuordnungs-Dispatch-Logs 90 Tage |
| Verfügbarkeitsprüfungen (Anfrage und Ergebnis) | 24 Stunden; Zeiten entfernt, sobald die Ergebnismail versandt ist |
| Nutzungsereignisse der Verfügbarkeitsfunktion (ohne Anfrageinhalt oder Empfänger) | 12 Monate |
| Vorläufige Einladungen | Bis zu 72 Stunden, danach automatische Stornierung |
| Redigierte Kopie nicht erkannter Terminanfragen (Absichtserkennung) | 14 Tage |
| Redigierte Kopie von Terminanfragen mit nicht verstandener Zeitangabe (Datumserkennung) | 14 Tage |
| Audit-Logs | 12 Monate |
Audit-Logs halten die Aktion, den Zeitpunkt, das Ergebnis und eine Anfragekennung fest, damit wir Missbrauch untersuchen und sehen können, dass eine Funktion genutzt wurde. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Dienstes und am Verständnis der Funktionsnutzung). Sie werden nach 12 Monaten gelöscht. In der Admin-Ansicht der Verfügbarkeitsfunktion wird eine Konto-E-Mail nur angezeigt, wenn die Konto-Kennung des Eintrags noch zu einem bestehenden Konto gehört; nach der Kontolöschung ist diese Kennung leer und die E-Mail wird nicht angezeigt. Widerspruch: E-Mail an hello@momo.ai mit dem Betreff "Datenschutzanfrage".
5. Technische & organisatorische Maßnahmen
- Alle Daten verschlüsselt at rest (AES-256) und in transit (TLS 1.3)
- Passwörter werden ausschließlich als scrypt-Hash gespeichert
- OAuth-Token werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert
- Zugriff auf Produktionsdaten nur für Systemadministratoren mit nachvollziehbarem Zweck
- Audit-Log für alle datenschutzrelevanten Zugriffe
6. Ihre Rechte (DSGVO Art. 15–22)
- Auskunft (Art. 15): Welche Daten wir über Sie gespeichert haben
- Berichtigung (Art. 16): Korrektur unrichtiger Daten
- Löschung (Art. 17): Vollständige Löschung Ihrer Daten
- Einschränkung (Art. 18): Einschränkung der Verarbeitung
- Datenübertragbarkeit (Art. 20): Ihre Daten in maschinenlesbarem Format
- Widerspruch (Art. 21): Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigten Interesses — auch für Gäste
Zur Ausübung Ihrer Rechte: E-Mail an hello@momo.ai mit dem Betreff "Datenschutzanfrage". Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen.
Beschwerderecht: Sie haben das Recht, Beschwerde bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW einzulegen (ldi.nrw.de).
7. Cookies & Tracking
Wir setzen keine werblichen Tracking-Cookies und keine Analyse-Tools externer Drittanbieter (z. B. Google Analytics) ein. Für Website-Analytics, den cookielosen Umami-Tracker und die optionale Verknüpfung mit einem angemeldeten Konto über eine pseudonyme Kennung siehe Abschnitt 2.4. Für die Nutzung der Anwendung setzen wir technisch notwendige Session-Daten ein (Art. 6 Abs. 1f DSGVO).
8. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
momo.ai trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung (Art. 22 DSGVO).
9. Änderungen dieser Erklärung
Wir informieren registrierte Nutzer per E-Mail über wesentliche Änderungen. Die aktuelle Version ist stets unter momo.ai/privacy abrufbar.